École de technologie supérieure

Description du poste

École de technologie supérieure (ÉTS)

Adjointe ou Adjoint de direction - Cadre supérieure

Référence : 23-24/098

Durée : Temporaire, Remplacement 1 an

Endroit : Montréal

SALAIRE : Adjoint(e) de direction - Cadre/ 46 297 $ à 61 322 $

Date d’échéance : 10 septembre 2023

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Sous la directrice exécutive des relations institutionnelles, vous aurez la chance de développer votre plein potentiel et jouerez un rôle clé en assumant diverses tâches administratives de nature variée et complexe telles : planifier et organiser les activités de secrétariat de son secteur et assurer le suivi d'opérations spécifiques qui en découlent. Assurer la liaison entre sa direction et les unités administratives et académiques de l'École ou avec des partenaires et organismes externes. Répondre, dans la limite de ses responsabilités, à des dossiers d'ordre courant et assurer la continuité de certaines opérations, en l'absence de la personne supérieure.

• Recevoir les personnes qui s'adressent à sa direction et répondre à leurs demandes de renseignements sur les dossiers de sa direction, sur les politiques et règlements de l'École et, dans une certaine mesure, sur des dossiers d'ordre global ou stratégique ou sur tout autre sujet concernant sa direction; faire les recherches nécessaires, valider les renseignements ou l'information auprès de différents intervenants ou diriger les personnes aux responsables concernés.
• Assurer les communications et les échanges d'informations nécessaires avec les cadres supérieur(e)s, la Direction générale, les responsables des différentes unités de l'École, des universités, des autres établissements d'enseignement, des ministères ou de divers organismes régionaux, provinciaux et internationaux.
• Coordonner la logistique liée à la préparation des réunions ou comités tenus par la personne supérieure; faire des recherches et colliger les renseignements pertinents s'y rapportant; au besoin, assister à certaines réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et les soumettre à la personne supérieure pour approbation; informer les responsables concernés des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions.
• Prendre connaissance du courrier, faire les vérifications d'usage, traiter les demandes selon les priorités et diffuser l'information ou les renseignements appropriés; rédiger de la correspondance, des lettres ou des documents nécessaires au suivi; en l'absence de la personne supérieure, évaluer l'importance des demandes, régler celles qui ne requièrent pas son intervention et acheminer les plus urgentes aux personnes responsables.
• Gérer l'agenda et la boîte courriel de la personne supérieure, planifier et coordonner son horaire d'activités; organiser la logistique de ses rencontres.
• Organiser les dîners d'affaires, réceptions et événements de la direction; s'occuper des invitations, de compiler les réponses, de réserver les lieux et repas; assurer les suivis et la coordination de ces événements. Gérer les déplacements de son supérieur et ses voyages d'affaires. Appuyer la Régie des événements institutionnels lorsque requis par son gestionnaire.
• Analyser des notes de service, des mémoires, des procès-verbaux, et des rapports reçus. Rédiger des exposés et des rapports à l'intention des cadres de direction, des comités ou des conseils d'administration, et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents. Assurer les suivis auprès des participants et de son supérieur s'ils ont des documents à produire ou à acheminer, ainsi que des informations à fournir par la suite.
• Collaborer à l'administration du budget de l'unité, vérifier et en contrôler les dépenses. Préparer les rapports de dépenses de la direction, les demandes de paiements, les commandes de fournitures, les contrats de service professionnels, etc.
• S'assurer de la mise à jour des informations diffusées sur les pages intranet et la page Web de sa direction.
• Maintenir une collaboration étroite et efficace avec le cadre supérieur en vue de l'informer de ses engagements et responsabilités à venir, et d'en assurer un suivi.
• Mettre à jour des listes de contacts et de leurs coordonnées, comprenant les listes de presses, contacts politiques, partenaires, etc., notamment en vue des envois de communication (lettres, invitations, cartes de Noël, etc.).

Exigences

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI :

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat ou scolarité équivalente.
• Cinq (5) années d'expérience pertinentes dans un poste comportant des responsabilités comparables en relations publiques.
• Excellente maîtrise de la langue française et bonne capacité à rédiger des textes.
• Excellente maîtrise de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit (niveau intermédiaire).
• Formation en protocole d'accueil officiel international (un atout).
• Expérience pertinente en gestion active des agendas notamment en utilisant les fonctions avancées d'Outlook.
• Excellente maîtrise des logiciels de traitement de textes et de données de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
• Maîtrise les applications de communication et outils de productivité (M-Files, Teams, Zoom et autres).

PROFIL RECHERCHÉ

• Très bonnes compétences relationnelles , capacité à établir des relations avec les parties prenantes, notamment l'équipe de gestion, les membres du conseil d'administration et les responsables gouvernementaux.
• Capacité démontrée à atteindre des  objectifs de performance  ambitieux, dans un environnement changeant.
• Sens de l'organisation  exceptionnel, capacité à réaliser et prioriser des tâches nombreuses, conflictuelles ou évolutives et avec un grand souci du détail.
• Capacité à préserver la  confidentialité  des informations traitées, à assurer la  discrétion , à assurer le meilleur niveau de  service  à ses interlocuteurs.
• Faire preuve de  tact , et de  diplomatie  dans ses communications.
• Capacité à exercer un  jugement sûr dans diverses situations et à assurer la  gestion équilibrée de priorités  multiples.
• Approche  proactive  avérée dans son travail et capacité de résolution de problèmes.
• Dynamisme dans le travail en équipe,  efficacité extrême dans le travail individuel.
• Emploi principalement en présentiel, avec possibilité de télétravail.
• Mais surtout … vous avez une attitude positive  et  collaborative.

Alors, vous avez le profil recherché pour vous joindre à l'équipe de la Direction exécutive des relations institutionnelles de l'ÉTS?

Nous avons hâte de vous rencontrer!

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente RH, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Prendre note que les candidat(e)s retenu(e)s seront invités à passer des tests de bureautique ainsi qu'un test linguistique en lien avec les exigences du poste.

SVP Postulez en ligne au: https://rita.illicohodes.com/go/64e7b35308ba926682973b19/528a3ec258b700346a9d3f2d/fr