Personnel Alter Ego inc.

Ce grand cabinet d’avocats, l’un des plus importants au Canada, est à la recherche d’un directeur ou d’une directrice pour compléter son équipe des finances et de l’administration.

Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes :
Service des finances
-Assister le chef des finances; veiller à ce que les opérations financières se fassent de manière efficace et uniforme et appuyer ainsi la gestion des groupes de pratique et la vision stratégique du cabinet. 
-Superviser de façon adéquate et perspicace les activités financières régionales.
-Faire preuve de leadership pour apporter les changements nécessaires en vue de mener à bien la mise en place des processus et des systèmes à l’échelle du pays.
-Participer à des projets spéciaux et produire des rapports en appui au plan stratégique du cabinet.
-Formuler des orientations sur les budgets d’administration annuels et s’assurer que les décisions d’investissements sont prises en tenant compte des seuils établis.
-Présenter régulièrement les résultats à l’associé directeur régional (ADR), en plus de définir les enjeux, les tendances et les occasions à saisir.
-Repérer les pistes de réduction de coûts et d’optimisation des dépenses.
-Gérer les sanctions, veiller à atteindre les objectifs trimestriels et faire escalader les problématiques à la haute direction.
-Assurer la bonne gestion du fonds de roulement à l’échelle régionale en collaboration avec la direction de l’équipe, et gérer les escalades s’y rapportant, de concert avec les avocats.
-Assurer la direction générale de l’équipe des finances de Montréal.

Activités financières
-Faire preuve de leadership en favorisant une culture axée sur l’amélioration continue et la gestion des risques en vue de mobiliser et d’orienter l’équipe, en plus d’appuyer les activités financières régionales.
-Coordonner et gérer les équipes du bureau pour améliorer les fonctions de comptabilité.
-Gérer les fiducies.
-Collaborer avec l’équipe appropriée pour gérer les escalades de dossiers de facturation, de recouvrement et d’encaissement qui nécessitent une intervention auprès d’avocats qui rencontrent de la difficulté dans la gestion de leur fonds de roulement.
-Assurer un suivi des comptes créditeurs.
-Examiner le bilan.
-Gérer des opérations financières (les avis de vérification, écritures au GL et rapprochements, approbation de la rémunération des associés).
-Coordonner l’audit annuel régional.
-Fournir des orientations sur les prévisions budgétaires et les budgets régionaux.
-Superviser les déclarations fiscales et les rapports de conformité.
-Assister les associés, dans le cadre de leur arrivée en poste par exemple, et répondre à leurs questions de nature fiscale et financière, notamment les emprunts de capital et les paiements.

Administration
-En collaboration avec la direction appropriée, superviser les activités liées aux fonctions administratives du bureau de Montréal et en assurer la responsabilité, veiller à la prestation de services de qualité efficaces et efficients, et assister les services et les professionnels du droit du bureau. (Les fonctions administratives comprennent le logiciel national de gestion des dépenses et tout centre d’excellence établi dans la région dans le but d’offrir des services de soutien administratif centralisés.)

Efficacité opérationnelle
-Gérer les fonctions de soutien administratif en respectant le mandat du chef de l’exploitation à l’égard des services partagés, les objectifs de l’ADR pour la région et les objectifs du cabinet.
-Repérer les possibilités d’amélioration continue dans l’organisation de l’administration pour améliorer le rendement et l’efficience du cabinet.
-Revoir les méthodologies et les améliorer.

Communication et intégration 
-Rencontrer régulièrement l’ADR, les gestionnaires de groupe régionaux (GGR) et la direction régionale pour discuter des enjeux et des nouvelles voies à explorer pour soutenir les gestionnaires du bureau ainsi que les processus administratifs nationaux, en coordonnant les rencontres et comités ou en y participant activement (comité de gestion régional, comité consultatif sur l’admission à la société, rencontres des gestionnaires régionaux).
-Faciliter la prise de décision et la résolution de problèmes pour l’ensemble des équipes administratives.
-Assurer une communication efficace des fonctions liées à la gestion du bureau pour coordonner les activités en vue de bien répondre aux besoins des professionnels du cabinet.
-Demeurer en lien avec les chefs nationaux des affaires afin de veiller à ce que les services de soutien juridique répondent aux besoins et aux attentes des professionnels du droit.

Perfectionnement professionnel et recrutement
-Encourager, surveiller et soutenir le perfectionnement professionnel et la formation continue des responsables des services administratifs de sorte que soient développées les habiletés voulues.
-Assurer l’efficacité des équipes administratives en optimisant leur structure, leur dotation en personnel et l’affectation des ressources.

Évaluation de rendement et rémunération
-Aider le Comité consultatif régional sur la rémunération dans le cadre du processus d’évaluation de rendement annuel et de la rémunération.
-En collaboration avec le chef des finances et le chef de la gestion des talents, formuler des recommandations à l’égard de l’évaluation et de la rémunération du personnel.

Principales exigences
-Diplôme universitaire ou postsecondaire en administration des affaires, en commerce ou en économie ou dans un domaine connexe et 10 ans d’expérience pertinente dans des postes aux responsabilités croissantes
-Titre professionnel (CPA - CA, CPA - CMA ou CPA - CGA)
-Expérience avérée dans l’établissement de politiques, de processus et de lignes directrices financières et administratives dans un environnement axé sur l’amélioration continue
-Connaissance approfondie de la gestion et des opérations financières et administratives dans un cabinet de services professionnels
-Expérience éprouvée en systèmes financiers dans des environnements multirégionaux et complexes
-Expérience dans un cabinet de services professionnels ayant des bureaux dans plusieurs régions
-Feuille de route qui démontre constance et réussite, combinée à une forte crédibilité et à une compétence reconnue pour ce qui est de produire des résultats
-Capacité éprouvée à résoudre des problèmes complexes, grande capacité à convaincre et à influencer les autres
-Excellentes compétences en leadership, notamment en communication et en accompagnement professionnel
-Solides compétences techniques 
-Connaissance d’Aderant Expert, un atout

Ce défi est à la hauteur de vos attentes? Nous attendons votre candidature avec enthousiasme!

This great law firm, one of the largest in Canada, is looking for a Director to complete its Finance and Administration team.

The key responsibilities associated with this position include:
Finance Department
-Assist the Chief Financial Officer; Ensure that financial transactions are carried out in an efficient and consistent manner to support the management of practice groups and the firm's strategic vision. 
-Adequately and insightfully supervise regional financial activities.
-Demonstrate leadership in making the necessary changes to successfully implement processes and systems across the country.
-Participate in special projects and produce reports in support of the firm's strategic plan.
-Formulate guidelines on annual administration budgets and ensure that investment decisions are made taking into account established thresholds.
-Regularly present results to the Regional Managing Partner (RMP) and identifies issues, trends and opportunities.
-Identify ways to reduce costs and optimize expenses.
-Manage sanctions, ensure that quarterly objectives are met and escalate issues to senior management.
-Ensure the proper management of working capital at the regional level in collaboration with the team's management, and manage related escalations, in conjunction with the lawyers.
-Provide general management of the Montreal finance team.

Financial activities
-Demonstrate leadership in fostering a culture of continuous improvement and risk management to engage and guide the team, as well as support regional financial activities.
-Coordinate and manage office teams to improve accounting functions.
-Manage trusts.
-Collaborate with the appropriate team to manage escalations of billing, collection and collection files that require intervention with lawyers who are experiencing difficulties in managing their working capital.
-Follow up on accounts payable.
-Examine the balance sheet.
-Manage financial operations (audit notices, GL entries and reconciliations, approval of partners' compensation).
-Coordinate the annual regional audit.
-Provide guidance on budget forecasts and regional budgets.
-Oversee tax filings and compliance reports.
-Assist the partners, in the context of their arrival in their position for example, and answer their questions of a tax and financial nature, in particular capital borrowings and payments.

Administration
-In collaboration with the appropriate management, oversee and be responsible for the activities related to the administrative functions of the Montréal office, ensure the delivery of effective and efficient quality services, and assist the office's legal services and professionals. (Administrative functions include the national expenditure management software and any centres of excellence established in the region to provide centralized administrative support services.)

Operational efficiency
-Manage administrative support functions in accordance with the COO's mandate for shared services, the RMP's objectives for the region and the firm's objectives.
-Identify opportunities for continuous improvement in the administration organization to improve the firm's performance and efficiency.
-Review methodologies and improve them.

Communication and integration 
-Meet regularly with the RMP, Regional Group Managers and Regional Management to discuss issues and new avenues to support office managers and national administrative processes, by coordinating or actively participating in meetings and committees (Regional Management Committee, Admission Advisory Committee, Regional Managers' Meetings).
-Facilitate decision-making and problem solving for all administrative teams.
-Ensure effective communication of office management functions to coordinate activities to meet the needs of the firm's professionals.
-Maintain liaison with national case managers to ensure that legal support services meet the needs and expectations of legal professionals.

Professional Development and Recruitment
-Encourage, monitor and support the professional development and ongoing training of administrative managers to develop appropriate skills.
-Ensure the efficiency of administrative teams by optimizing their structure, staffing and resource allocation.

Performance Appraisal and Compensation
-Assist the Regional Compensation Advisory Committee with the annual performance and compensation review process.
-In collaboration with the Chief Financial Officer and the Chief Talent Officer, make recommendations with respect to the evaluation and compensation of staff.

Main requirements
-University or post-secondary degree in business administration, commerce or economics or a related field and 10 years of relevant experience in positions of increasing responsibility
-Professional designation (CPA-CA, CPA-CMA or CPA-CGA)
-Proven experience in establishing financial and administrative policies, processes and guidelines in an environment focused on continuous improvement
-In-depth knowledge of financial and administrative management and operations in a professional services firm
-Proven experience in financial systems in multi-regional and complex environments
-Experience in a professional services firm with offices in multiple regions
-A track record of consistency and success, combined with strong credibility and proven competence in delivering results
-Proven ability to solve complex problems, great ability to convince and influence others
-Excellent leadership skills, including communication and career coaching
-Strong technical skills 
-Knowledge of Aderant Expert, an asset

Does this challenge live up to your expectations? We look forward to your application!