Description du poste

Secrétaire administratif(ve)

Salaire annuel : 45 962 $ à 54 070 $

Être secrétaire chez nous, c’est de faire partie d’une organisation avec une mission sociale où il est possible de bâtir une carrière? Vous êtes rigoureux et vous vous démarquez par votre sens de l'organisation et de la planification? Vous aimez relever les défis? L’Office municipal d’habitation de Montréal (OMHM) est à la recherche de vos talents!

Qui sommes-nous?

Présent dans le paysage montréalais depuis 50 ans, l’OMHM est un organisme à but non lucratif de 900 employés qui gère près de 23000 logements HLM et abordables, 14000 subventions du programme Supplément au loyer ainsi qu’un réseau de 10 résidences ENHARMONIE, la 11e est en construction. L’OMHM gère un parc immobilier de 838 bâtiments, 2557 adresses, d’une valeur de 3,2 milliards de dollars en date du 31 décembre 2019. Travailler pour l’OMHM, c’est contribuer à améliorer les conditions de vie de plus de 55 000 personnes à faible revenu. C’est aussi travailler pour une entreprise où l’humain est au cœur des décisions. Qui de mieux que vos futurs collègues pour vous parler de votre rôle parmi nous ?: https://www.omhm.qc.ca/fr/emplois/services-generaux

Nature de l'emploi

Le rôle principal du titulaire consiste à alléger le travail de son ou ses supérieurs par la prise en charge et la résolution de problèmes. Il participe à la coordination des activités et dossiers de l’unité administrative. Il assure également le support administratif et clérical de ce groupe et est appelé à exécuter les tâches et activités caractéristiques de secrétariat.

Admissibilité

Formation académique minimum requise:

DEC en techniques administratives.

Expérience minimum requise:

Trois (3) années d'expérience pertinente à un poste de secrétariat.

* Des équivalences de formation et d’expérience sont reconnues.

Divers

Connaissances générales minimum requises:

Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé et écrit, aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, sens de l'organisation et de la planification. Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.

Exemples de responsabilités

• Assiste son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions.
• Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l'unité pour le traitement des dossiers.
• Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.
• Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.
• Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
• Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.).
• Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des   réquisitions et budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la   vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut-être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.
• Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
• Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
• Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
• Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, procédures, lois et règlements régissant les activités des unités administratives.
• Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin   de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre.
• Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.

Profil recherché

• Excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit
• Anglais intermédiaire
• Confidentialité
• Très bonnes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
• Organisation et coordination de plusieurs dossiers simultanément
• Expérience en facturation
• Autonomie et débrouillardise
• Maîtrise de la Suite Office et être à l’aise à travailler avec les nouvelles technologies.

Plus qu’un emploi, faites carrière à l’OMHM! Nous offrons :

• Excellent environnement de travail;
• Accrédité conciliation travail-famille;
• Avantages sociaux concurrentiels : un régime de retraite à prestation déterminée, horaires flexibles, quatre semaines de vacances*, congés personnels et mobiles, assurances collectives;
• Possibilités d’horaires variables (9 jours sur 10);
• Programme de formation et développement;
• Programme d’aide aux employés;
• Une organisation dans l’action qui encourage à faire les choses autrement;
• Du plaisir et des défis.

Lieu de travail : 5800, rue Saint-Denis, Montréal, Québec, H2S 3L5

- 1 poste temporaire : 12 mois avec possibilité de prolongation.

Si un travail d’impact et un rôle clé qui permet de faire une différence au quotidien vous intéresse, postulez avant le 15 janvier 2022 en suivant le lien : https://carriere.omhm.qc.ca/default

Seules les candidatures retenues seront contactées.

Service des ressources humaines