Description du poste

Offre de poste permanent

Secrétaire administratif(ve)

Être secrétaire chez nous, c’est de faire partie d’une organisation avec une mission sociale où il est possible de bâtir une carrière? Vous êtes rigoureux et vous vous démarquez par votre sens de l'organisation et de la planification? Vous aimez relever les défis? L’Office municipal d’habitation de Montréal (OMHM) est à la recherche de vos talents!

Qui sommes-nous?

Présent dans le paysage montréalais depuis plus de 50 ans, l’OMHM est un organisme à but non lucratif de plus de 900 employés qui gère le plus grand parc immobilier de logements HLM et abordables, ainsi qu’un réseau de 11 résidences ENHARMONIE.

Travailler pour l’OMHM, c’est grandir dans un climat de travail sain qui place l’humain au cœur des décisions. C’est aussi mettre votre expertise à profit pour améliorer les conditions de vie de plus de 55 000 personnes à faible revenu. Nous offrons des avantages sociaux des plus concurrentiels : mobilité interne, télétravail, horaire variables, etc. Qui de mieux que vos futurs collègues pour vous parler de votre rôle parmi nous? https://www.omhm.qc.ca/fr/emplois/services-generaux.

Plus qu’un emploi, faites carrière à l’OMHM! Nous sommes :

• Une organisation dans l’action qui encourage à faire les choses autrement;
• Une organisation qui prône le travail d’équipe et les valeurs humaines.

Nous offrons :

• Possibilité de télétravail en mode hybride, selon la politique en vigueur;
• Possibilité d’horaire flexible et comprimé (9 jours sur 10 et/ou 4 jours sur 5);
• Environnement riche de diversité et d’inclusion;
• Philosophie de conciliation travail-famille;
• Programme d’assurances collectives adapté aux besoins individuels et familiaux;
• Vacances et divers congés sociaux compétitifs;
• Régime de retraite parmi les meilleurs sur le marché (prestation déterminée);
• Programme de référencement;
• Programme de gestion de carrière et de développement des compétences;
• Programme de promotion de la santé et de mieux-être (énergie cardio, PAEF, semaine de mieux-être);
• Du plaisir et des défis!

Nature de l'emploi

Le rôle principal du titulaire consiste à alléger le travail du directeur désigné par la prise en charge et la résolution de problèmes. Il participe à la coordination des activités et dossiers de l’unité administrative. Il assure également le support administratif et clérical du service et est appelé à exécuter les tâches et activités caractéristiques de secrétariat.

Exemples de responsabilités

• Assiste son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions.
• Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l'unité pour le traitement des dossiers.
• Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.
• Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.
• Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
• Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.).
• Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des   réquisitions et budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la   vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut-être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.
• Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
• Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
• Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
• Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, procédures, lois et règlements régissant les activités des unités administratives.
• Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin   de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre.
• Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.

Admissibilité

Formation académique minimum requise:

DEC en techniques administratives.

Expérience minimum requise:

Trois (3) années d'expérience pertinente à un poste de secrétariat.

* Des équivalences de formation et d’expérience sont reconnues.

Profil recherché

• Excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit
• Anglais intermédiaire
• Confidentialité
• Très bonnes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
• Organisation et coordination de plusieurs dossiers simultanément
• Expérience en facturation
• Autonomie et débrouillardise
• Maîtrise de la Suite Office et être à l’aise à travailler avec les nouvelles technologies.

Salaire annuel : 46 881 $ à 55 151 $

Lieux de travail : 1695, Grand Trunk, Montréal, Québec, H3K 3H1.

Postulez maintenant!

Si un travail d’impact et un rôle clé qui permet de faire une différence au quotidien vous intéresse, postulez avant le 20 juin 2022 en suivant le lien : https://carriere.omhm.qc.ca/default.

L’Office municipal d'habitation de Montréal encourage la diversité au sein de ses équipes et invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. 

Nous remercions toutes les personnes ayant soumis une candidature. Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues.