L’embauche d’employés à distance est devenue un moyen populaire et efficace de développer votre équipe. Toutefois, en tant que responsable des ressources humaines, vous devez comprendre les défis liés à la gestion et à la communication avec les travailleurs à distance. Dans cet article, nous allons explorer quelques conseils pratiques pour gérer une équipe à distance en 2023 et au-delà.

Commencer par une conversation

Le meilleur moyen d’apprendre à connaître quelqu’un est de déjeuner avec lui, ou au moins de le rencontrer en personne. Mais si vous ne pouvez pas le faire, commencez par poser des questions par courrier électronique ou par chat au lieu de vous lancer directement dans des questions d’ordre professionnel. Posez-lui des questions sur ses centres d’intérêt, ses loisirs et sa vie de famille ; ce sont là d’excellents moyens d’établir un rapport sans être trop formel ou maladroit.

Établir la confiance

La confiance est le fondement de toute équipe à distance. Il est impossible de créer une culture productive sans confiance, il est donc important de s’assurer qu’elle existe au sein de votre équipe. Lorsque vous travaillez avec un personnel interne, vous pouvez utiliser des indices physiques tels que le langage corporel et le contact visuel pour évaluer la confiance qu’ils vous accordent en tant que leader ; mais comme ces indices sont absents lorsque vous gérez une équipe à distance, c’est à vous (le responsable des ressources humaines) qu’il incombe de créer et de maintenir un environnement dans lequel les gens se sentent suffisamment en sécurité pour parler franchement de leurs sentiments.

Le meilleur moyen que j’ai trouvé pour créer ce type d’environnement ? L’honnêteté, surtout avec soi-même ! Si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, n’essayez pas de vous le cacher ou de le cacher aux autres ; au contraire, abordez le problème de front en posant des questions telles que « comment cela aurait-il pu être géré différemment ? » Et n’oubliez pas : tout le monde commet parfois des erreurs ; ne laissez pas les vôtres devenir des excuses pour ne pas faire mieux la prochaine fois

Comprendre que tous les travailleurs à distance ne sont pas identiques

Lorsque vous gérez une équipe à distance, il est important de comprendre que tous les travailleurs ne sont pas les mêmes. Certains ont besoin de plus de structure et d’autres de moins ; certains aiment être dans la même pièce que leurs collègues alors que d’autres préfèrent travailler seuls. Votre rôle en tant que gestionnaire est de trouver la meilleure façon de soutenir chaque membre de votre équipe afin que chacun puisse s’épanouir dans son rôle sans se sentir dépassé ou sous-estimé.

Réfléchir aux outils de communication

Vous pouvez avoir une équipe formidable et un bureau efficace, mais si vos employés ne sont pas en mesure de communiquer entre eux de manière efficace, cela peut entraîner de graves problèmes. Vous devez vous assurer que vos employés disposent des outils dont ils ont besoin pour communiquer entre eux tout au long de la journée. Le meilleur moyen d’y parvenir est d’utiliser un outil facile à utiliser et accessible depuis n’importe quel endroit. Ainsi, personne ne sera jamais laissé de côté lorsqu’il s’agira d’accomplir une tâche rapidement !

Organisez des rencontres et des contrôles réguliers

• Réunions régulières : Les réunions doivent être programmées au début de chaque semaine et se tenir si possible en face à face, dans un lieu central. Elles ne doivent pas durer plus de 30 minutes, avec 15 minutes allouées pour les vérifications.

• Vérifications : Chaque membre de l’équipe doit avoir sa réunion individuelle avec les RH une fois par mois pour discuter de l’avancement des projets, des problèmes de performance ou des préoccupations qu’il peut avoir avec d’autres membres de l’équipe (s’il y en a), etc. Ces réunions peuvent également être enregistrées afin que chacun puisse y avoir accès par la suite si nécessaire.

• Offrez un soutien technique : les membres de l’équipe peuvent rencontrer des problèmes techniques en travaillant à distance.

• Donnez des commentaires réguliers : les membres de l’équipe ont besoin de commentaires réguliers sur leur travail pour s’améliorer.

• Favorisez une culture d’équipe forte : il est important de maintenir une culture d’équipe forte, même lorsque l’équipe travaille à distance.

Communiquez fréquemment, mais n’en faites pas trop

Si la communication fréquente est une bonne chose, il est important de ne pas en faire trop. N’ayez pas peur de faire une pause dans votre travail et n’ayez pas peur de faire une pause dans la communication avec votre équipe. Vous éviterez ainsi l’épuisement professionnel, qui peut avoir des répercussions négatives sur l’engagement et la productivité des employés.

À retenir

Les équipes à distance peuvent bien fonctionner si vous les planifiez soigneusement, mais leur gestion demande plus d’efforts que celle des bureaux. Cela peut s’expliquer par le fait qu’elle exige davantage d’efforts, de planification et de communication de la part des responsables des ressources humaines.  En effet, la gestion d’une équipe à distance requiert également la confiance de toutes les parties impliquées dans le processus : les managers, les employés et leurs familles.

En outre, la gestion de telles équipes exige un engagement en termes de temps de la part de toutes les personnes impliquées, car il n’y a pas d’horaires de travail fixes ni de lieux où les personnes se rencontrent en personne ; tout doit être fait virtuellement par courrier électronique ou au moyen d’applications de messagerie comme Slack.  Bref, nous espérons que cet article vous a donné quelques idées sur la manière de gérer votre équipe à distance. N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas seulement des outils que vous utilisez et de la manière dont vous communiquez avec eux ; il s’agit aussi de comprendre les préférences et les besoins de chaque travailleur afin qu’ils puissent travailler efficacement ensemble au sein d’une équipe.